İş iletişiminin türleri ve ana aşamaları

İş iletişimi, modern toplum yaşamının ayrılmaz bir parçasıdır. Her gün işyerinde, belirli bir statüye sahip ve belirli bir pozisyonda bulunan insanlar, bunun çeşitli türlerine başvururlar ve iş görgü kurallarının genel ve özel kurallarına kesinlikle uyarlar. Doğru yapılandırılmış iş iletişimi, acemi bir yöneticiyi bile hedefe başarılı bir şekilde ulaşmaya yönlendirecektir.

İş iletişimi kavramının arkasında, amacı müzakere sürecinin kendisi değil, belirli bir sorunun çözümü veya konuşmadaki tüm katılımcılar için bağlayıcı olan ve dışında kalan belirli bir hedefe ulaşılması olan bir tür iletişim vardır. iletişim sürecinin kendisi.

Bu iletişim türü, aşağıdaki koşulların varlığıyla diğer türlerden farklıdır:

• amaç, güdüler veya faaliyetler tüm muhataplar için ortak olmalıdır;
• müzakereciler ortak bir uzay-zaman aralığındadır: iş iletişimi herhangi bir organizasyonda, grupta veya takımda gerçekleşebilir;
• bu süreçteki tüm katılımcılar birbirine bağlıdır, sosyal roller açıkça aralarında dağıtılır ve bir iletişim hiyerarşisi kurulur;
• Bu bağlamda iletişim, statüden bağımsız olarak tüm katılımcıların uyması gereken katı düzenlemelere sahiptir: bir çalışma ortamındaki davranış normları iş görgü kurallarıdır.

İş görgü kurallarının temel kuralları şunları içerir:

• İş muhatapları, belirli bir iletişim tarzına bağlı kalmak, düşüncelerini açık ve net bir şekilde formüle eder, bakış açıları lehine ağır argümanlar sunar ve muhatabı dinleyebilir ve duyabilir. Bu, iş adamlarından gereksiz zaman ayırmadan verimli bir konuşma yapmanıza yardımcı olacaktır.
• Bu tür bir iletişimle, görüşmeye katılanlar mümkün olduğunca kibar olmalı... İş toplantıları bir tür fayda peşindedir, bu nedenle bazen çok hoş olmayan insanlarla iletişim kurmanız gerekir.
• Anlaşılır kelimeler ve basit cümleler bu tarzın doğasında vardır. Karmaşık terimlerle ve yabancı kelimelerle ifade edildiğinde, bir kişiyi yanıltabilir, hatta onu gücendirebilirsiniz. Buna karşılık, bu, belirlenen hedefe ulaşılmasına müdahale edecektir.

İş iletişimi, insan etkisinin farklı nihai amaçları ve ilkeleri olan üç ana işlevi taşır:

• Bilgi ve iletişim işlev, görüşme sırasında katılımcılar tarafından belirli bilgilerin toplanmasını ve oluşturulmasını ve ayrıca müzakere sürecinde birikmiş bilgi alışverişini içerir.
• Düzenleyici ve iletişimsel işlev, katılımcıların iletişimdeki davranışlarını düzeltmeyi amaçlar. Kurumsal iletişim sırasında konu sadece kendi davranış modelini değil, aynı zamanda sohbete katılan diğer katılımcıları da düzenler. Bu işlevi gerçekleştirmek için aşağıdaki yöntemler uygundur: konuşma görgü kuralları çerçevesinde ikna veya öneri, kopyalama davranışı.
• Etkili iletişimsel işlev, doğrudan iletişim konularının duygusal yönleriyle ilgilidir.

Mevcut tüm iş iletişimi türleri birçok parametreye göre sınıflandırılır. Mevcut olanlar arasında en popüler olanı düşünelim.

Bilgi alışverişi yöntemine bağlı olarak, sözlü ve yazılı iş iletişimi ayırt edilir:

1. Yazılı iş iletişimi türleri her türlü resmi belgeyi içerir. Bu bir referans raporu, açıklayıcı not, raporlar ve toplantı tutanakları, iş mektupları, bir beyan, bir şirketin iç tüzüğü, bir iptal eylemi, bir emir, yazılı bir gösterge, bir iş tanımı ve çok daha fazlası olabilir. . İmzalı veya mühürlü herhangi bir resmi belge, ticari iletişimin konusudur.
2. Müzakereler, toplantılar, toplantılar, iş konuşmaları, raporlar, toplantıları planlama sözlü iş iletişimi türüne atfedilebilir.

Katılımcılar arasındaki etkileşim yoluyla, doğrudan ve dolaylı iş iletişimi türleri vardır:

• Doğrudan iletişim, ek fon kullanılmadan ortaklar arasındaki müzakereleri içerir, yani muhataplar aynı odada bulunur ve yüz yüze iletişim kurar.
• Dolaylı temas, modern iletişim araçlarının kullanımıyla gerçekleşir - telefon, e-posta, video iletişimi.
• Uzaktan iletişim, farklı ülkelerden ortaklar arasındaki bazı sorunları hızla çözmenize olanak tanır. Ancak deneyimler, yüz yüze konuşmaların en üretken olduğunu gösteriyor.

Başka bir sınıflandırma, ticari iletişim türlerinin sözlü ve sözlü olmayan iletişim olarak bölünmesini içerir:

1. Sözlü iletişim, insan konuşmasını kullanan insanlar arasındaki etkileşimi içerir. Dil sistemleri yardımıyla ve kişinin niyetine bağlı olarak konuşma metinleri oluşturulur. Hem yazılı hem de sözlü olabilirler.
2. İnsanlar arasındaki sözel olmayan etkileşim, konuşma kullanılmadan gerçekleşir. Bu iletişimin aracı, duygu ve duyguların dışsal tezahürüdür - işaret dili, yüz ifadeleri, bakış ve vücut motor becerileri. Ortak bir kavramla birleştirilirler: kinetik.

Türlere ek olarak, iş iletişim biçimleri de vardır. monolojik ve diyalojik olarak ikiye ayrılırlar..

1. İlk grup, bir katılımcıyla iletişim biçimlerini içerir: rapor, itiraz, hoş geldiniz konuşması, reklam. Bu durumda kişi hatip gibi davranır ve dinleyiciye bazı bilgiler aktarır. Ne hakkında konuştuğunu açıkça anlamalı ve düşüncelerini açıkça ifade edebilmelidir.
2. Diyalog formları, iki veya daha fazla katılımcının varlığını varsayar.

Müzakereler, en önemli konuları tartışırken uygun bir iletişim şeklidir ve şunlardır:

• dikey - daha yüksek makamlarla;
• yatay - kuruluş içinde;
• yetkisiz - yani plansız, okuldan sonra gerçekleştirilen;
• en üst düzeyde - yalnızca ilgili şirketlerin başkanı statüsüne sahip kişiler bir araya gelir;
• genişletilmiş masada - çalışma gruplarının veya özel olarak atanan komisyonların toplantısı.

Konuşma, diğer biçimler arasında en gayri resmi, basitleştirilmiş karaktere sahiptir. bir çalışma ortamındaki etkileşimler. Bu form, bir sorunu çözmek için tasarlanmış işyerindeki tüm kişileri içerir. Herkes, doğru zamanda üstleriyle sıradan bir konuşma yapma ve onları ilgilendikleri konuların çözümüne nezaketle yönlendirme yeteneğine sahip değildir.

Tartışma veya anlaşmazlık, farklı, genellikle zıt bakış açılarını karşılaştırarak sorunu çözmenin yoludur. Verimli bir tartışmanın sonucu, tüm olumlu ve olumsuz yönleri sırayla dinledikten sonra tarafların karşılıklı mutabakatı ile tek bir kararın alınmasıdır. Bu iletişim biçimi en canlı duygusal renge sahiptir, ancak iş çevrelerinde bazı kurallara uymak gelenekseldir. Rakipler uzun süre konuşmamalı, birbirlerini kesmemelidir.

Bir iş görüşmesinin başlangıcından belirli bir hedefe ulaşılmasına kadar olan süreci belirli aşamalara veya aşamalara bölmek gelenekseldir.

Her birini daha ayrıntılı olarak ele alalım.

• Randevu için hazırlanıyor. Bu aşamada, sorunları çözmek için gerekli görevleri kendiniz için net bir şekilde tanımlamak için yaklaşan konuşma için bir plan taslağı yapmak çok önemlidir. Önceden, konuşma taktiklerini ve gerekli argümanları seçeceğiniz muhatap hakkında soruşturma yapmaya değer. Aslında toplantının sonucu, toplantının ne kadar anlamlı olacağına bağlıdır.
• Yer ve zaman işareti müzakereler için. Bu parametrenin tanımı muhatapların rolüne bağlıdır. Genellikle müzakerelerin koordinatları, üst muhatap tarafından belirlenir. Toplantı eşit düzeydeyse, katılımcılar karşılıklı olarak anlaşabilirler.

• Kurulum ve iletişim kurma muhatap ile. Bu aşama, işlevsel amacı itibariyle müzakerelerin başlangıcıdır. Çoğu zaman, muhatabın ilk bakışı veya sözü, ona karşı bilinçaltı bir tutum ekler ve konuşmaya devam etme arzusunu etkiler. Temasın kurulması sırasında muhatabı mümkün olan en kısa sürede kazanmak ve psikolojik temas kurarak aşamayı tamamlamak önemlidir - iletişimdeki tüm katılımcıların konuya girmeye hazır olduğu an.
• Problem teşhisi ve mevcut bilgi alışverişi. Bu aşamada, tüm ilgilenilen soruları seslendirmek, konuşmanın yönünü belirtmek, sorun hakkında genel bir anlayış vermek önemlidir.
• Önerilen çözüm lehine argümanlar... Argümantasyon aşaması, önceki aşamayla yakından bağlantılıdır ve ondan sorunsuz bir şekilde akar. Bu dönemde, özellikle muhatap farklı bir bakış açısına bağlıysa, sorunu çözme vizyonunuzun tüm olumlu yönlerini not etmek, ikna becerilerini uygulamak çok önemlidir.
• Karşı argüman. Bu aşamada muhatabın her zaman aynı fikirde olmayabilecek karşı argümanları dinlenir. Konumunun özünü anlamak için muhatabı dikkatlice ve sakince dinlemek önemlidir. Yönlendirici sorular, itirazın sağlanan bilgi eksikliğiyle ilgili olup olmadığını anlamanıza yardımcı olacaktır.
• Uzlaşma bulmak sorunu çözmede. Argüman ve önerilerin dönüşümlü olarak ortaya konulması sürecinde, müzakerelerin tüm taraflarına uygun bir çözüm arayışı yaşanır.
• Karar verme. Bu aşama, tüm tarafların ortak bir paydada tek bir pozisyonla anlaşması anlamına gelir.

• Sonuçların sabitlenmesi. Tüm iş toplantıları, ortak bir kararın yazılı onayının imzalanmasıyla sona erer.Anlaşma, toplantının herkes tarafından kabul edilebilir bir nihai sonuca sahip olduğunun bir yansımasıdır.
• İletişimi sonlandırın. Önemli konuları tartıştıktan sonra, muhataplarla düzgün bir şekilde ayrılabilmeniz, belki bir kartvizit bırakmanız veya ortaklardan iletişim bilgilerini istemeniz gerekir.
• analiz elde edilen sonuçlar. Bu aşama nihaidir. Konuşmaya katılanlar için alınan kararın ne kadar doğru ve karlı olduğunu göstermek için tasarlanmıştır.

Başarılı bir işin anahtarı, müşterileriniz ve ortaklarınız ile düzgün yapılandırılmış bir iş iletişimidir. Bunu başarmak için bazı nüansları dikkate almak gerekir.

• Durumu her zaman kontrol altında tutmalısınız. Duyguların ve hislerin sergilenmesi bir iş ortamında uygun değildir. Korku ve güvensizlik duyguları karar vermeyi engelleyebilir ve muhatabın manipülasyonundan kaynaklanan acıma duyguları kârsız bir sözleşmenin imzalanmasına yol açabilir. Tartışma gibi diyalojik iletişim türleri sırasında inkontinans ve saldırganlığın tezahürü kabul edilemez. Dengesiz ve her zaman şüpheci bir partnerle, neredeyse hiç kimse uğraşmak istemez.
• Müşterinin isteklerini tahmin etme yeteneği - Başarılı iş yönetiminin bir diğer önemli bileşeni, çünkü herhangi bir işte şirketin tüm faaliyetleri müşterinin ihtiyaçlarını karşılamaya yöneliktir. Dikkat ve nezaket, birinci sınıf hizmet, müşterinin tekrar geri gelmesini sağlayacaktır.
• Planlama ve anayı ikincilden ayırt etme yeteneği. Herhangi bir müzakerede, ikinci planın ayrıntılarına derinlemesine girmeden kısa ve net bir şekilde konuşmak önemlidir. İş adamlarının genellikle sınırlı zamanları vardır, bu nedenle önemli toplantılar için uzun monologlar hazırlamamalısınız.
• İş ilişkileri kişisel ilişkilere müdahale etmemelidir. Bir kişi sevilmese bile, bu onun ticari anlamda faydalı olamayacağı anlamına gelmez. Yardımsever ve destekleyici bir tutumun tezahürü, muhatabın argümanlarına samimi ilgi, verimli bir toplantıya izin verecektir.
• Dürüstlük ve niyetlerin şeffaflığı. Müzakereler sırasında, sözlerinizi gerçekler ve istatistiklerle onaylayarak içtenlikle davranmanız gerekir. Sonuçta, karlı bir anlaşma uğruna herhangi bir dürüst olmayan davranış, ortağın güvenini kalıcı olarak sarsabilir ve itibarını zedeleyebilir.
• İş görgü kurallarının temelleri hakkında bilgi.

Aşağıdaki video, iş iletişiminin 5 temel kuralını açıklamaktadır.