Özet

Sekreter özgeçmiş yazmak için ipuçları

İçerik

Bir uzman ne yapar?
Yapı
Nelerin belirtilmesi gerekmez?
Bir kapak mektubu nasıl yazılır?
örnekler

Şirket sekreteri, işçi kolektifinin ve özellikle şirket başkanının faaliyetlerini organize etme görevini üstlenir. Bu, şirketin başkanının asistanıdır, bu nedenle bu boşluk için adaylar için oldukça katı şartlar vardır. Sekreter pozisyonu için başarılı bir özgeçmiş hazırlama konuları üzerinde daha ayrıntılı duralım.

Bir uzman ne yapar?

Herhangi bir sekreterin çalışması, bir tür iş faaliyetinden diğerine hızla geçme becerisini gerektirir. Bu kişi çeşitli görevleri yerine getirir, ancak hepsi şirketin ilk kişisine işinde yardımcı olmanın yanı sıra işinden ve kişisel zamanından tasarruf etmeyi amaçlar. Geleneksel olarak, bu uzmanın iş işlevleri arasında ofis işleri, telefonla çalışma, mini otomatik telefon santrali ve ofis ekipmanı, aramaların yeniden dağıtılması, toplantı, iş gezileri ve diğer bazı işleri organize etmenin yanı sıra.

Resepsiyonist müşterilerin ve ziyaretçilerin ilk kabulünden, telefonla iletişimden, faksların alınmasından ve ayrıca şefin müzakerelerinin hizmet desteğinden sorumludur.
Yöneticinin iş sorumlulukları işletmenin çalışanlarının en etkili etkileşiminin organizasyonunu, ofis alanında düzeni sağlamayı, ofis ekipmanına hizmet vermeyi, şirketin ofisine gerekli tüm kırtasiye ve ev eşyalarını sağlamayı içerir.
Kişisel asistanın yöneticiye olan görevleri biraz farklıdır. Bu uzman her zaman yaklaşan etkinliklerden haberdardır.Şefin çalışma toplantılarının planlaması, kişisel görevlerinin yerine getirilmesi ve genellikle her durumda ayrı ayrı müzakere edilen diğer birçok görev onun omuzlarına düşüyor.
mahkeme katibi genellikle bir hakime bağlıdır - bu çalışan mahkeme oturumlarına katılır ve gerekli tüm belgesel çalışmalarını gerçekleştirir. Adli sekreter, belgeleri arşivlemek, ofise materyal aktarmak, mahkeme oturumunun tutanaklarını tutmak ve çağrı göndermekle ilgilenir. Bu pozisyon için gereksinimler çok yüksektir: çalışanın daha yüksek bir hukuk eğitimi ve en az 2 yıllık mesleki deneyimi olmalıdır.
basın Sekreteri marka tanıtımı konularını denetler, medya ile etkileşime girer, ilgili haberlerden bir seçki derler. Kişisel asistan tüm yazışmaları kabul eder, şirketin ilk kişisi için tüm iş kağıtlarını hazırlar, önemli kararlar almakla ilgili şu veya bu şekilde bilgi toplar ve ayrıca şeften bir kerelik emirleri yerine getirir.

Ayrıca noter asistanı, sekreter-tercüman ve okuldaki eğitim biriminin bir çalışanının faaliyetlerinde de bir özellik vardır.

Yapı

Herhangi bir özgeçmiş birkaç bloktan oluşur. Aşağıda, gelecekteki sekreter için her birinde neyin belirtilmesi gerektiğine dair öneriler bulunmaktadır.

sorumluluklar

Genişletilmiş bir versiyonda, herhangi bir sekreterin iş görevlerinin listesi aşağıdaki gibidir:

gelen mektup ve başvuruların alınması, yeniden dağıtılması, sorumlu kişilere iletilmesi;
şef tarafından imza için belgelerin kabulü;
gelen telefon aramalarını cevaplamak ve yönlendirmek;
şef için iş görüşmelerinin organizasyonu;
şefin talebi üzerine temyiz, mektup ve diğer belgelerin hazırlanması;
toplantıların ve çalışma toplantılarının hazırlanması, gerekli materyallerin toplanması, tüm katılımcıların toplantı yer ve zamanı hakkında bilgilendirilmesi, toplantı tutanaklarının sonuçlandırılması;
Başkanın konuklarının bir toplantısını organize etmek için hizmetlerin sağlanması;
idarenin emirlerinin şirket çalışanları tarafından yerine getirilmesi üzerinde kontrol;
şirket yönetimine iş için gerekli büro malzemeleri, büro malzemeleri ve diğer araçları sağlamak, personelin sorunsuz çalışmasına katkıda bulunmak;
ziyaretçilerin kabulü;
şirketin arşivini korumak;
şirketin ilk kişisi için iş gezilerinin organizasyonu: bilet satın alma ve otel odası rezervasyonu;
diğer emirlerin yerine getirilmesi.

Sekreter yardımcısı pozisyonuna başvuruyorsanız, görev listesinin belge doğrulama, analitik incelemelerin hazırlanması, raporlar ve konuşmalar için materyallerin toplanması ile destekleneceğine hazırlıklı olun.

Yetenekler

Sekreter pozisyonu için başarılı bir aday, özgeçmişinde belirtilebilecek aşağıdaki becerilere sahip olmalıdır:

Ofis işi;
telefon görüşmeleri yapmak;
müşterilerin toplantısı ve ilk danışmanlığı;
ofis yaşamını sürdürmek;
yazışmaların işlenmesi;
etkinliklerin ve iş toplantılarının organizasyonu;
kafanın zaman yönetimi;
ofis ekipmanı ve ofis PC programları hakkında bilgi.

Hangi becerilerin öncelikli olduğu şirketin faaliyet alanına bağlıdır... Örneğin, bir tıp merkezinde sekretere ihtiyacınız varsa, o zaman ofis işi ve iş akışı hakkında derin bilgiye ihtiyacınız olmayacak, vize almak için belge hazırlama yeteneğine ihtiyacınız olmayacak. Bu pozisyon, müşterilerle iletişim kurma becerisi, tıp biliminin temelleri hakkında bilgi, telefonda büyük hacimlerde iletişim kurma becerisi gerektirir.

Başarılar

Profesyonel başarılar herhangi bir işveren için önemlidir, en önemlileri arasında genellikle aşağıdaki noktalar bulunur:

şirketin belge akışının optimizasyonu;
ofiste en uygun çalışma ortamını yaratmak;
bölümler arasında bir etkileşim sisteminin organizasyonu;
Seyahat desteği;
kurye ve temizlik hizmetleri faaliyetlerinin koordinasyonu.

Profesyonel ve kişisel nitelikler

Yetkili bir sekreter aşağıdaki gibi önemli niteliklere sahip olmalıdır:

iletişime açıklık;
sorumluluk ve sonuçlara odaklanmak;
aktif yaşam pozisyonu;
çoklu görev ortamında görevleri yerine getirme yeteneği;
bir aktiviteden diğerine hızlı geçiş yeteneği;
kötü alışkanlıkların olmaması;
stres toleransı;
doğruluk ve titizlik;
başlamış olanı sona getirme arzusu;
terbiye;
kişisel bilgilerle çalışma yeteneği;
Doğru sözlü ve yazılı dil;
iyi iş görgü kuralları bilgisi;
takım halinde hareket etme yeteneği.

iş deneyimi

Daha önce sekreter olarak çalıştıysanız, iş deneyiminizi tanımlamanız zor olmayacaktır. Bu uzmanlık alanında ilk kez iş arayan adayların işi çok daha zor olacaktır. Bununla birlikte, deneyim eksikliği üzülmek için bir neden değildir, sahip olduğunuz temel becerileri her zaman vurgulayabilirsiniz.

Örneğin, şunları belirtebilirsiniz:

İngilizce ve İspanyolca'da akıcılık;
tüm temel ofis programlarına sahip olmak;
ofis ekipmanı bilgisi;
10 parmakla dokunarak yazma (dakikada 300 karakter).

Her zaman "koz kartlarınızı" vurgulamanız gerekir - bu, işverenin nerede güçlü olduğunuzu görmesini ve adaylığınızla ilgilenmesini sağlayacaktır.

Eğitim

Saygın bir şirkette sekreter yardımcısı pozisyonuna hak kazanmak için yüksek öğrenim görmüş olmanız gerekir. Bununla birlikte, görevlerin etkin bir şekilde yerine getirilmesi genellikle şunları gerektirir: ofis işleri, arşivleme ve ayrıca ofis ekipmanlarıyla çalışma konusunda ek kurslar ve eğitimler... Daha küçük ofislerde, sekreterler genellikle bir yardımcı avukatın görevlerini yerine getirir veya muhasebe kayıtlarını tutar. Bu durumda sırasıyla hukuki veya ekonomik bir eğitime ihtiyacınız olacaktır.

Sekreter-yönetici ve resepsiyonist pozisyonuna başvururken, yüksek öğrenim görmüş olmak şart değildir.

Nelerin belirtilmesi gerekmez?

Özgeçmişte belirtilmesi gerekmeyenler üzerinde biraz daha duralım.

Hobiler ve hobiler... Gelecekteki faaliyetinizin bununla hiçbir ilgisi olmaması durumunda, çiçek yetiştirmeyi / örmeyi / oyalamayı nasıl sevdiğinizi ayrıntılı olarak açıklamanıza gerek yoktur.
Mevcut tüm iş deneyimi. Birçok kişi kariyerine satıcı, kapıcı veya temizlikçi gibi pozisyonlarla başlar. 10 yıldan fazla süredir çalışıyorsanız, benzer bir uzmanlık alanında 2-3 yerde kalmanız yeterli olacaktır.
Sekreter hoş bir görünüme sahip olmalıdır, bu nedenle özgeçmişe bir fotoğraf eklemeniz önerilir. Bununla birlikte, burada cinsel imalara izin verilmez - kendinizi katı bir kimlik fotoğrafıyla sınırlayın. Bir mayodaki veya bir restorandaki görüntüler hatalı şekilde çoğaltılabilir.

Bir kapak mektubu nasıl yazılır?

Ön yazı isteğe bağlıdır, ancak yine de potansiyel bir işveren üzerinde iyi bir izlenim bırakacaktır. Özgeçmişin kendisinde yazılan her şeyi tekrarlamaya değmez. Burada boşluğa olan ilginizi belirtmeniz ve temel beceri ve yetkinliklerin varlığını kısaca vurgulamanız gerekir.mesleki görevlerinizi yerine getirmenize yardımcı olmak için.

Mektubun sonunda, ilginiz için teşekkür eder ve içtenlikle yanıt vereceğinizi umarız.