Sekreter yardımcısı kimdir ve ne iş yapar?

Sekreterlik pozisyonu uzun zamandır birçok kadın için en çok arzu edilen pozisyon olmuştur. Önceden, kural olarak, çekici bir görünüm dışında, böyle bir çalışandan pratikte hiçbir şey gerekli değildi. Ancak şimdi her şey değişti, bazen böyle bir çalışan ekibin önemli bir parçası ve birçok işlevi yerine getirmeye hazır olması gerekiyor. Sonuç olarak, genellikle iş ile çok meşgul. Bu sorumlulukların neler olduğunu, bir iş teklifi almak için hangi gereksinimlerin karşılanması gerektiğini bu makaleyi okuyun.

Sekreterlik mesleği Antik Roma zamanlarına kadar uzanmaktadır. "Sekreterler" imparatorların sırdaşlarıydı - büyük siyasi etkiye sahip adamlar. Bu meslek, yeni başlangıcını Birinci Dünya Savaşı sırasında aldı, ancak zaten tamamen farklı görevleri yerine getirmek anlamına geliyordu. Şimdiye kadar sadece "sekreter"in orijinal anlamının yankıları, genel sekreter ve dışişleri bakanı gibi pozisyonlar şeklinde hayatta kaldı.

Günümüzde sekreter yardımcısı mesleği, belgelerle, ofis işlerinin organizasyonu, ofis ekipmanlarının yönetimi ve diğer işlevlerle ilgili işlerin yapılmasını gerektirmektedir. İletişim becerileri ve dikkat, bir sekreter yardımcısı için önemli beceriler olarak kabul edilir. "Referans" ön eki, çalışanın patronla çeşitli iş konularında iletişim kuracağı anlamına gelir. Özellikle büyük firmalarda veya şirketlerde bu pozisyonu almak isteyenler arasındaki rekabetin yüksek olduğu aşikardır. Bir sekreterin sahip olması gereken becerilerin özellikleri bazen firmanın faaliyet alanına bağlı olabilir.Basitçe söylemek gerekirse, bir teknoloji pazarlama firmasında sekreterin iş görüşmelerinin inceliklerini bilmesi gerekir. Ancak, bu hiç gerekli değildir, her şirket için her şey bireyseldir.

Büyük işe alım şirketleri, sürücü pozisyonu ve diğer benzer işlerle birlikte bu pozisyonun çok fazla mesai gerektirdiğini iddia ediyor. Bu pozisyonlardaki insanlar, üstlerinin programına uyum sağlamak ve neredeyse 7/24 çalışmaya hazır olmak zorunda kalıyorlar. Günümüzde, ofis kiralama imkanı olmayan veya maliyet tasarrufu nedeniyle bunu yapmayan şirketler için sıradan bir sekreterin görevlerinin çoğunu yerine getiren “sanal sekreterler” popülerlik kazanmaktadır. Ayrı olarak, sekreterin görünümünün önemine dikkat edilmelidir. Sekreter iş tarzında giyinmeli, parlak, gösterişli ve uygunsuz makyaj ve saç modellerinden kaçınmalıdır.

Bu belge, çalışanın faaliyetleri ile ilgili tüm sorumlulukları içerir. Ayrıca iş tanımı, çalışanın haklarını ve onun için gereksinimlerin bir tanımını içerir. Bu belge, yokluğunda çalışanın yerini kimin alması gerektiği hakkında bilgi içerir. Ayrıca gerektiğinde iş tanımının revize edilip değiştirilebileceğini de belirtmekte fayda var. Bu, aşağıdaki durumlarda olabilir.

• Sekreter yardımcısının görevlerinin değiştirilmesi.
• Kuruluşun belgelerindeki değişikliklerin görünümü.
• Organizasyon yapısındaki değişikliklerin görünümü.

Aşağıda sekreter yardımcısının temel sorumlulukları yer almaktadır.

• Çoğu zaman, bu pozisyondaki kişi ofise ofis malzemeleri sağlamaktan sorumludur. Gerekirse yiyecek de sipariş etmelidir. Sekreterin doğrudan sorumluluğu, bir su soğutucusu sipariş etmek ve doluluğunu izlemektir.
• Sekreter-asistanı, yönetici için çağrıları almalı ve onları “tarama” yapmalıdır.
• Ayrıca ziyaretçi kabul prosedürünü de düzenlemelidir.
• Bu pozisyondaki kişi doğrudan şirketin CEO'suna rapor verir. Böylece yapılan görevlerin çoğu onun istek ve emirlerine bağlı olacaktır.
• Sorumluluk listesi, alınan ve gönderilen yazışmaların alınması ve gönderilmesi, genel müdürün talebi üzerine gerekli belgelerin hazırlanması, müdürün imzalaması gereken belgelerin kontrolünü de içerir.
• Sekreter ayrıca gerekli bilgileri müdürden çalışanlara aktarır ve tam tersi de çalışanları gerektiğinde müdüre çağırır.
• Bu çalışan ayrıca yönetim departmanı ile sık sık etkileşime girer. Bazen bu departmanın çalışanları ile ofis malzemeleri ve ekipmanlarının sağlanması konusunda koordinasyon sağlayabilir. Yukarıda açıklanan ilk noktadan farklı olarak, bu nokta her zaman sekreter yardımcısının görev tanımlarında belirtilmez.
• Sekreter, direktör veya diğer çalışanların bir iş gezisine çıkması durumunda uçak bileti ve otel odası rezervasyonu yapmalıdır.
• Bazı kuruluşlarda sekreterin yaklaşan kutlamalar, çalışanların doğum günleri ve tatiller hakkında yönetimi ve/veya diğer çalışanları bilgilendirmesi gerekir. Bazen bu bir İK uzmanı tarafından yapılır.
• Sekreter her gün müdürün ofisini yeni bir günün başlangıcı için hazırlamalıdır - ışığı, ofis ekipmanını (yazıcı, bilgisayar vb.) açın, gerekli belgeleri hazırlayın.

Sekreter-yardımcısı belge akışından sorumlu olmalıdır ve gizli bilgileri ifşa etme hakkına sahip değildir. Böyle bir çalışan, belgelerin güvenliğinden ve yetkililere zamanında sunulmasından sorumludur. Sekreter, görev tanımında belirtilen görevlerin yerine getirilmemesinden, yani geç kalma gibi ihlaller de dahil olmak üzere görevinin işlevlerini yerine getirememesinden sorumludur. Bir çalışan, belgelerle çalışırken ihmalkarsa sorun yaşayabilir.

"Ticari sırlar" kategorisine ait olan gizli bilgilerin ifşası ile ilgili sorumluluk kendisine aittir. Bir çalışanın envantere, özellikle kendisine sağlanan veya şirkete ait olan mobilyalara zarar vermesi yasaktır. Sekreter, çalışanlara kaba veya kaba davranmaktan sorumludur. Diğer tüm çalışanlarla neredeyse her gün iletişim kurduğundan, sekreter çelişkili ve diplomatik olmalıdır.

Her şeyden önce, sekreter yardımcısı, çalışması için ihtiyaç duyduğu çeşitli belgeleri çeşitli çalışanlardan talep etme hakkına sahiptir. Sekreter gelen aramaları önem derecesine göre kendi takdirine göre dağıtabilir. Aynısı resepsiyonda ziyaretçi kabul prosedürü için de geçerlidir. Ayrıca disiplin ihlali varsa çalışanlardan açıklama talep edebilir. Sekreter yardımcısı ayrıca "gizli" olarak sınıflandırılan belgelere de erişebilir.

Diğer durumlarda olduğu gibi bir departman veya departman başkanı değil, yalnızca CEO böyle bir çalışanı işten çıkarabilir veya işe alabilir. Aynı şey kınamaların dayatılması için de geçerlidir. Sekreter, yönetime belge yönetimini veya yönetim uygulamalarını iyileştirmek için önerilerde bulunabilir. Ayrıca bazı iş akışlarını optimize edebilir. Her çalışan gibi, rahat çalışma koşullarının yaratılmasını talep etme hakkına sahiptir ve hatta iş disiplinini ihlal eden çalışanlardan sözlü olarak açıklama talep edebilir.

Kural olarak, sekreterin çalışması, titizliği ve verimliliği temelinde değerlendirilir. Bu nedenle, diğer beceriler ikincildir. Çalışan, insanlarla iletişim kurabilmeli, müzakere edebilmeli, iyi bir konuşma yapabilmelidir. Çeşitli organizasyon sorunlarını çözebilmeli, Microsoft ofis programlarını kullanabilmeli - Excel, Power Point, Word ve diğerleri.

Alınan uzmanlık için olduğu kadar eğitim için de katı bir gereklilik yoktur. Ancak, uzmanlaşmış ortaöğretim de olsa eğitim olmalıdır. Hukuk mezunları işlerinin çoğunun kayıt tutma ile ilgili olması nedeniyle tercih edilmektedir. En az 1 yıllık iş tecrübesi tercih sebebidir. İş deneyimine bir alternatif, sekreterlik eğitim kursları almak olabilir.

Yabancı şirketlerde, gelecekteki bir çalışanın belirli bir yabancı dil bilmesi gerekebilir. Sekreter, düşüncelerini doğru bir şekilde ifade edebilmeli, gramer hataları olmadan belgeler yazabilmeli ve oluşturabilmelidir.

Bu mesleğe talep çok fazla. Kural olarak, bu tür faaliyetler en çok eğitim kurumlarından yeni mezun olmuş genç profesyoneller için uygundur. Bu aktivite, şirketin çalışma yapısını öğrenmek için harika bir fırsattır. Bu pozisyonda gelecekteki iyi bir yöneticinin iyi becerilerini kazanabileceğinize inanılmaktadır. Sekreter yardımcısı çok çeşitli görevleri yerine getirdiğinden, en küçük şirketler için bile önemli ve gerekli bir çalışandır.