meslek sekreteri

Hemen hemen her modern şirketin ofisinde sekreter özel bir yer kaplar. Bu, organizasyonu düzenli ve çalışır durumda tutmaya yardımcı olan bir uzmandır. Aslında yönetici, çalışanlar, ortaklar ve müşteriler arasında bir aracıdır. Kural olarak, bu pozisyonu almak zor değildir - yüksek öğrenim ve kapsamlı iş deneyimi her zaman gerekli değildir. Görevlerinizi verimli ve sorumlu bir şekilde yerine getirirseniz, gelecekte iyi ve ilginç bir kariyer inşa edebilirsiniz.

Sekreterlik mesleğinden Antik Roma günlerinden beri bahsedilmektedir. Tarihçilere göre, bu tür işçiler patrisyenler ve ülkenin asil veya sadece zengin vatandaşları tarafından işe alındı. Alt sınıflardan iyi eğitim almış erkekler sekreter olarak çalıştırılırdı. O zamanlar, bu tür işçilerin görevleri ofis işleri, yazışmalar ve çoğu zaman finans ve hatta işverenin sırlarını içeriyordu.

Rusya'da, sekreter pozisyonu Peter I sayesinde 1720'de ortaya çıktı. Mesleğe katı gereksinimler getirildi - eğitim, iyi yasalar bilgisi, tüm incelikleri ve özellikleri anlama. Kişisel sekreter pozisyonu 1840'tan beri talep görüyor - çeşitli işletmelerin birçok yöneticisinin genellikle kişisel bir asistana ihtiyacı var.

Bir sekreterin modern mesleği, genellikle ofiste bir resepsiyon ve organizasyon işidir - sadece yöneticiye değil, iş arkadaşlarına ve ziyaretçilere de yardımcı olur.Bugün, sekreter şirketin yüzü olarak kabul ediliyor ve ziyaretçiler, görünüşüne göre tüm işletmenin sağlamlığını değerlendiriyor. Günümüzde bu meslek, özellikleri nedeniyle ağırlıklı olarak kadın olarak kabul edilmektedir. Mesleğin gelişimi sırasında, uzmanlığa bağlı olarak sekreterliğin çeşitli yönleri oluşturulmuştur.

• Ofis sekreteri (ofis yöneticisi). Sorumluluklar, telefon görüşmelerinin dağıtılması, misafirlerin karşılanması, yönetimden gelen talimatların yerine getirilmesi ve ofisin istikrarlı işleyişinin sağlanması (kırtasiye, su vb.) Bir pozisyon elde etmek için bir çalışanın özel eğitime ihtiyacı yoktur. Kariyer basamaklarında bu pozisyon genellikle başlangıç ​​pozisyonudur.

• Sekreter yardımcısı. Pozisyon, bir ofis yöneticisininkine benzer, ancak daha sorumlu ve karmaşıktır. Burada sorumluluklar, tasarım çözümlerinin hazırlanması, belgelerin düzenlenmesi, çeşitli etkinliklerde başkanın konuşmaları için metinlerin hazırlanması ve ayrıca kuruluş çalışanlarının çalışmalarının kısmi kontrolü olacaktır. Böyle bir pozisyonun elde edilmesi özel eğitim (kurslar, eğitim merkezi) gerektirir.

• Yöneticinin kişisel asistanı. Bu pozisyon onurlu olarak kabul edilir. Böyle bir asistanın yönetimle ilişkiler kurması ve bir güven ortamı yaratması gerekir. Görevleri yerine getirmek için mesleğin özellikleri, ofis çalışmasının temelleri, strese dayanıklılık ve özgüven hakkında bilgiye ihtiyacınız olacak. İş genellikle organizasyonel ve idari sorunları çözmekten oluşur.

Bu mesleklere ek olarak, dar özgüllüğe sahip birkaç uzmanlık vardır.

• katip. Belgeleri düzenleyen, fatura düzenleyen, gelen ve giden yazışmaları kaydeden, arşiv oluşturan bir çalışan.
• Sekreter-tercüman. Temel sorumluluklara ek olarak, yüksek düzeyde yabancı dil becerisi gerekli olacaktır. Çalışan, yabancı ortaklarla müzakerelerde yer alır.
• Yargı sekreteri. Çalışan mahkemede görev yapar, insanların toplantılara katılımını kontrol eder, duruşma tutanaklarını tutar, adli işlemleri düzenler ve hakimin çeşitli emirlerini yerine getirir.
• Teknik Sekreter. Görevleri yerine getirmek için "kör" yazma yöntemini bilmeniz, telefon görüşmelerini cevaplamanız ve ofis ekipmanlarıyla çalışabilmeniz gerekir.

Modern mesleğin ek karakteristik özellikleri şunlardır:

• İş yazışmaları;
• yüksek hızlı "kör" yazma yöntemi - klavyeye bakmadan ve 10 parmağınızı kullanmadan;
• çeşitli ofis ekipmanlarını kullanma yeteneği;
• belgeleri düzenleme yeteneği (yazışma, arşiv).

Mesleğin avantajları şunları içerir:

• fiziksel aktivite yok;
• önemli iletişim becerileri kazanma ve faydalı bağlantılar kurma fırsatı vardır;
• iş bulmak için bir uzmanlığa sahip olmaya gerek yoktur;
• rahat koşullarda çalışmak;
• bazı durumlarda ofis ekipmanlarını kişisel amaçlar için kullanabilirsiniz (fotokopi, tarama);
• bazen çalışma ve çalışmayı birleştirmek mümkündür.

Diğer mesleklerde olduğu gibi, sekreterlik pozisyonunun dezavantajları vardır:

• sürekli yönetimin gözü önünde olmak;
• günlük kusursuz görünüm (özellikle büyük şirketlerde önemlidir);
• benzer görevler ve rutin işler (genellikle küçük kuruluşlar için tipiktir);
• iş genellikle streslidir;
• makamların işle ilgili olmayan kişisel emirlerinin yerine getirilmesi;
• nadiren kendini gerçekleştirme fırsatı vardır;
• çalışma modu düzensiz olabilir.

Sekreter için geliştirme perspektifi genellikle sorgulanabilir. Bazı yöneticiler iyi bir çalışanı kaybetmek ve onu başka bir pozisyona transfer etmek için acele etmezler.Diğerleri anlayışlı ve genellikle sorumlu, çalışkan ve profesyonel çalışanlara terfi ediyor.

Bir çalışanın hak ve yükümlülüklerini düzenlemek için tasarlanmış bir belge bir görev tanımıdır, sekreter ve yönetim için eşit derecede önemlidir. Üretim süreçlerinin etkin koordinasyonu için bir araç olarak kullanılmasını mümkün kılan iş sözleşmesine her iki tarafın hak ve yükümlülüklerini içerir.

Tek bir talimat formu yoktur, bu nedenle hazır bir şablon kullanarak oluşturabilir veya kendi belgenizi geliştirebilirsiniz. Belgeyi hazırlarken, aynı temel çalışmaya rağmen, her şirket sekreterinin farklı işlevleri yerine getirdiğini dikkate almak önemlidir.

İş tanımı, mesleki standart dikkate alınarak hazırlanmalı ve aşağıdaki ana bölümleri içermelidir.

• Genel Hükümler.
• Fonksiyonlar.
• İş sorumlulukları.
• Haklar.
• Bir sorumluluk.

Ana sorumluluklara ek olarak, uzmanlık dikkate alınarak iş tanımına ek işlevler getirilmesine izin verilir. Bu nedenle, bir katip, teknik sekreter, askeri veya bilimsel sekreterin talimatları benzer temel sekreterlik işlevlerini içerecek, ancak belgede belirtilmesi gereken özel görevlerde farklılık gösterecektir.

Klasik anlamda, sekreterin ana birleşik görevlerine aşağıdaki işlevler atfedilebilir:

• başın idari faaliyetlerini sağlar;
• aramalar ve e-postalar dahil olmak üzere iş yazışmalarını yürütür;
• yazışmaları kabul eder ve yeniden dağıtır, alınan mektuplara yanıtlar hazırlar ve gönderir;
• kafa için gerekli bilgileri toplar ve işler, ofis işleri sağlar;
• imza ve inceleme için yönetime daha fazla transfer edilmek üzere çalışanlardan gelen belgeleri kabul eder;
• toplantı, toplantı ve konferansları hazırlar, tutanaklarını tutar;
• ofisin sorunsuz çalışmasını sağlamak için gerekli kırtasiye ve diğer ürünleri satın alır;
• çalışanların ve ziyaretçilerin kabulü için organizasyonel görevleri çözer;
• Bulunduğu pozisyonla ilgili diğer işleri yapar.

Ek olarak, görevler şunlar olabilir:

• emir ve emirlerin yerine getirilmesi üzerinde kontrol;
• belgelerin taranması ve kopyalanması;
• son teslim tarihlerinin iptali veya ertelenmesi;
• bilet ve otel odası rezervasyonu;
• seyahat masraflarına ilişkin raporların hazırlanması;
• misafirler için içecek ve ikramların hazırlanması.

Sekreter genellikle farklı insanlarla iletişim kurmak zorundadır, bu nedenle iyi bir uzman aşağıdaki gereksinimleri karşılamalıdır:

• düzgünlük;
• kesinlik;
• iyilik;
• konuşma kültürü;
• sosyallik;
• kötü alışkanlıkların olmaması.

Sekreter şirketin “yüzü” olduğundan, çalışanın hoş görünümü önemli bir kriterdir. Burada bir model görünümünden değil, bir stil duygusundan ve tat varlığından bahsettiğimize dikkat etmek önemlidir. Kadınlar genellikle sekreter olurlar çünkü daha esnek, strese dayanıklı ve ofiste rahat bir atmosfer yaratabilecekleri düşünülür.

Sekreterlik çalışmasının özelliği, yöneticiye iş yaparken düzenli olarak yardımcı olmaktır. Bu nedenle, bu tür mesleki nitelikler son derece önemlidir:

• bir sorumluluk;
• dakiklik;
• dikkat;
• çalışkanlık;
• öğrenilebilirlik;
• organizasyon.

Sekreter olarak iş bulmak için genellikle yüksek öğrenime ihtiyacınız yoktur; tamamlanmış uzmanlık kursları oldukça uygundur. Psikoloji, hızlı okuma ve stenografi alanında edinilen bilgiler faydalı olacaktır. Sekreterlik mesleğinin temel bilgileri, uzmanlaşmış kolejlerde edinilebilir. Bu eğitim, okulun 9. veya 11. sınıfından mezun olanlar için mevcuttur ve mevcut ortaöğretime bağlı olarak 1-3 yıl sürer.

Seçim saygın bir şirkete düşerse, özel bir eğitim almak önemlidir. Örneğin, Rusya Federasyonu Dışişleri Bakanlığı bünyesinde sekreter yetiştiren bir eğitim merkezi bulunmaktadır. Merkez, öğrencilere bilgisayar okuryazarlığı, ofis çalışmasının temelleri, iş etiği ve görgü kuralları ile İngilizce öğretir. Yerli üniversitelerde sekreterlik eğitimi verilmediği için filoloji, iletişim, psikoloji ve benzeri alanlarda diploma sahibi adaylar avantajlıdır. Bazı şirketler, işe almaya hazır oldukları adaylar için eğitim sağlar.

Saygın bir kuruluşta, küçük bir işletmede ve bir devlet kurumunda, örneğin bir okulda veya üniversitede sekreter olarak çalışabilirsiniz. Bugün neredeyse her liderin sekreterlere veya asistanlara ihtiyacı var. Sekreterin konumu çeşitli efsanelerle örtülüdür - bazıları bu meslekte ilginç bir kariyere başlamaktan bahsederken, diğerleri pratikte terfi olmadığını iddia eder.

Aslında, kariyer gelişimi büyük ölçüde kişisel niteliklere bağlıdır. Girişim ve sıkı çalışma, örneğin önce müdür yardımcısı olarak, sonra da yönetici olmak gibi şirket içinde daha yüksek bir pozisyona geçmenize yardımcı olacaktır. Şirkette daha fazla gelişme, uzmanın kendisinin elinde olacaktır.

Bir kariyerin başlangıcında, yüksek bir maaşa güvenmek zordur. İşverenler genellikle tecrübesiz işçilere 15.000-20.000 ruble maaş sunar. ikamet bölgesine bağlı olarak. Büyük şehirlerde ücretler genellikle daha yüksektir. Deneyimli bir çalışanın ortalama maaşı 30.000-45.000 ruble. Rusya genelinde. Daha yüksek nitelikli uzmanlar, örneğin yöneticilere ve asistanlara kişisel asistanlar, 60.000-80000 ruble kazanıyor.