İş iletişimi psikolojisinin incelikleri

İş iletişimi, günlük konulardaki konuşmalardan temel olarak farklıdır. Bu tür bir konuşmanın psikolojisinin incelikleri, karşılıklı yarar sağlayan işbirliğini sonuçlandırmak için görgü kurallarının oluşturulmasını gerektirir.

İş iletişimi, muhataplar arasında ortak mesleki çıkarlarla bağlantılı ilişkiler yaratmanın karmaşık, çok aşamalı bir sürecinin yaratılmasıdır. Karakteristik bir özellik, resmi faaliyetlerin görgü kuralları ile sınırlandırılmış, belirlenmiş sınırlar içinde katı bir davranıştır.

Görgü kuralları, kendisini iki kategoriye tabi tutar - düzenlemeler ve talimatlar listesi. İkincisi, çalışanların daha yüksek bir pozisyona yönelik tutumunu temsil ederken, normlar, kariyer merdiveni sisteminde eşit konumdaki çalışanlar arasındaki etkileşimin psikolojik yönleridir.

Bununla birlikte, her iki grup da kibar işbirliğinin genel gereksinimlerine uyar. Kişisel çıkarlar, hoşlanmadıkları şeyler ve olumsuz ruh halleri işin gidişatını etkilememelidir.

İletişim kültürü ise iş ortakları arasında daha fazla ilişki sağlayan birkaç ana aşamada:

• Karşıdaki kişiye dostça bir tavır göstermek için kibar bir selamlama. Ortak faaliyetler çerçevesinde insanlar birbirine güvenmeli;
• Tanışma, birbirini görsel olarak temsil etmek için temas kurmak anlamına gelir;
• Belirli bir konuyu hedeflemek;
• Hedefin tartışılması veya hassas bir konunun çözülmesi;
• Görüşmenin sonucu.

İş iletişimi kurallarının bilgisi, bir kişinin kariyer basamaklarını hızla tırmanmasına, toplumdaki statüsünü ve önemini artırmasına izin verir. İyileştirme sürecinde birey belirli bir çoğu durumda faaliyetin türüne bağlı olan davranış tarzı:

1. hümanist... Bu yaklaşım, soruna bir çözüm için destek sağlamayı ve ortak aramayı içerdiğinden giderek daha fazla popülerlik kazanmaktadır. Çalışan, duygularını ve karakterini dikkate alarak bireysel niteliklere sahip bir kişi olarak algılanır;
2. manipülatif. Yönetici veya meslektaş, muhatabı belirli hedeflere ulaşmak için bir araç olarak kullanır. Örneğin, görevlerin performansı üzerindeki kişisel sıkı kontrol, bir ortağın diğeri üzerinde manipülasyonudur;
3. ritüel tarzıhümanistiğin aksine, toplumda istenen statünün yaratılmasını ima eder. Ticari ve kişisel nitelikler, özellikleri önceden belirlenmiş belirli bir "maske" nin arka planına karşı silinir. Bu, her çalışan için ayrı ayrı oluşturulmuş günlük bir roldür.

İletişim politikası bilgisi, iş bağlantıları kurmanıza izin verir, çünkü iş iletişimi, organizasyonel süreçlerin yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Sahipler, yöneticiler ve çalışanlar, düşüncelerini ve fikirlerini şirket içindeki ve dışındaki diğer kişilere etkin bir şekilde iletmelidir.

İşyerinde bu tür iletişim, sözlü bir bilgi aktarımıdır. Sözlü iletişim toplantılar, yüz yüze görüşmeler, telefon görüşmeleri ve video konferanslar şeklinde olabilir. Muhatapların birbirlerini görsel olarak değerlendirmelerine izin verdiği için en iyi iş iletişimi türüdür.

Sözsüz iletişim, iş notları, resmi mektuplar, belgeler ve çeşitli duyurular ile temsil edilir. Aynı türden mesajı birden fazla kişiye göndermek için sözsüz iletişim pratik bir öneme sahiptir. Teknik talimatların iletilmesine yardımcı olabilir ve çalışması için görüntülenmesi gereken diyagramları, grafikleri gösterebilir.

Ayrıca, kişisel bir toplantı sırasında sözlü olmayan iletişim, çeşitli jestler, duruşlar ve yüz ifadeleriyle ifade edilir. Davranış, muhatap için ek bilgi taşır ve onun uygun sonuçlar çıkarmasına yardımcı olur.

Teknoloji, yeni iş iletişim biçimlerinin önünü açmıştır. E-posta, web konferansı, sosyal ağlar, aynı anda birkaç kişiyle iş iletişimi yapmanızı sağlar. Firmaların resmi web siteleri, tüketici ile iletişim düzeyini düşürürken aynı zamanda firmanın güçlü niteliklerini ve özelliklerini ortaya koymaktadır.

Bununla birlikte, bir iş ilişkisi kurarken, göz teması kurmaya ve muhatabın görsel bir temsilini oluşturmaya yardımcı olan doğrudan iletişim önemlidir. Her iki tarafın da aynı zamanda ve mekanda olması önemlidir, çünkü katılımcıların iyi bir izlenim bırakması gerekiyor. Kişisel varlığın tüm iş iletişimi süreci üzerinde güçlü bir etkisi olabilir.

Duruma bağlı olarak doğrudan temas her zaman mümkün değildir. Aynen, konunun birkaç kişiyle tartışılması kadar bilgi alışverişinde de engel oluşturuyor. Sonuç olarak, iş iletişimi farklı bir etkileşim biçimi alır:

• İş yazışmaları... Emirler, mektuplar ve kararnameler dolaylı bir iletişim şeklidir. Hem kuruluş içinde hem de tüzel kişiler arasında çatışma veya akut durumları çözmek için yazılı iletişim gereklidir;
• basın toplantısı yetkililerin medya temsilcileriyle yapacağı bir toplantı yoluyla güncel konuları tartışmak üzere halkı bilgilendirmeyi içerir;
• Toplantı. Çalışanlar arasındaki sorunun formüle edilmesi ve çözülmesi için doğrudan organizasyon içinde gerçekleştirilir. Yöneticinin iş faaliyetlerini aynı anda birkaç çalışanla tartışması gerekir.

Mesleki faaliyet sırasında, ticari iletişim biçimlerini kapsayan çeşitli durumlar ortaya çıkar. Bazıları çatışma olmadan çözülemez, bazıları ise hoşgörülü bir yaklaşım gerektirir. Süreç, kendi bakış açısını savunan bireylerin duygusal patlamaları tarafından engellenir.

Kişisel özelliklere sahip olmak, iş iletişimi tanımını tamamlar. Etkileşen taraflar, ulusal ve mesleki özelliklere bağlı olarak gelişen yerleşik görgü kurallarını gözlemler. Psikoloji, dilsel davranış ve katılımcıların devlet aygıtına ilişkin algıları da konuşmanın gidişatı üzerinde önemli bir etkiye sahiptir.

Konuşmanın temelini oluşturan strateji doğru seçilmelidir. Bu amaçla, öncelikle muhatabın özelliklerini dikkate almanız önerilir:

• mizaç türü ve duyguların ifadesi;
• dil özellikleri;
• ulusal gelenekler;
• profesyonel alan;
• şirketteki pozisyonu;
• farklı bir milletten insanlara karşı hoşgörü ve tutum.

İş iletişimi felsefesinde etik, günümüzde acil bir konu olan önemli bir rol oynamaktadır. Hemen hemen herkes günlük olarak ticari bir işlem gerçekleştirir. Ayrıca, yaşamın önemli bir kısmı, mesleki faaliyetlere katılım ve hazırlıklara aittir.

Kapsamlı etik programlarının bir parçası olarak birçok şirket, çalışanların kültürel davranışlarını ele alan iç politikalar geliştirmiştir. Politika, hem genel kültür kurallarına uyum için basit çağrılarda hem de daha ayrıntılı bir kodda uygulanmaktadır.

İkincisi, şirketin işçilerden beklentilerini ifade eden belirli davranışsal gereksinimleri içerir. Ayrıca, iç politika, iş yapma sürecinde ortaya çıkan bazı yaygın sorunları çözmek için bir öneriler listesidir.

İş etiği iki alana dayanır: pragmatizm ve kural. Birinci ilke, daha fazla insandan maksimum faydayı elde etmektir. Maliyet, iş bağlantıları ve anlaşmaların kümülatif faydaları ile dengelenmelidir.

Ahlaki emir şudur Birey tarafından alınan kararlar, toplum tarafından dikte edilen sonuçlara ve kurallara bağlı olmamalıdır. Örneğin kuruluş, sunduğu hizmetler hakkında tüketiciye yalan söylememelidir.

İş görgü kurallarını bilmek önemlidir çünkü görüşülen kişinin daha avantajlı bir pozisyon almasına yardımcı olur. Ancak muhataplar, amacı tartışırken birbirlerinin çıkarlarını dikkate almalı ve karşılıklı yararlar üzerine inşa etmelidir. Aynı zamanda, iyi tanımlanmış bir konuşma ile pozisyonları savunmak, düşüncelerinizi doğru bir şekilde formüle etmek gerekir. Olumlu bir sonuca ulaşmak, her iki tarafın karşılıklı anlayışına ve işbirliğine bağlıdır.

İş iletişimi alanı günlük hayatın hemen hemen tüm alanlarını etkilemektedir. Bu tür kapsamlı etkileşim, süreçlerin ayarlanmasını gerektiren kişilerarası iletişim listesinde bir istisna değildir.

İş görüşmeleri süreçlerinin seyri temel ilkelere dayanmaktadır:

• İş iletişimi sadece belirli konuların tartışılmasını değil, aynı zamanda muhatapların kişisel ilişkilerini de etkiler. Bu nedenle, herhangi bir temas kişilerarası çarpışma olmadan tamamlanmaz;
• Her kişi sözlü ve sözsüz jestlerle konuşmanın sürekliliğini başlatır. Bu tür mesajlar sayesinde muhatap sonuçlar çıkarır ve mevcut durumu simüle eder;
• amaçlılık. Herhangi bir iletişim eyleminin belirli bir amacı vardır: iş bağlantısı kurmak veya genel bir sorunu çözmek. Bunun yanında gizli görevler de vardır. Örneğin, toplantının özünü iletmek için bir sorunu tanımlarken, sunum yapan kişi bilmeden izleyiciye bilgi ve belagat gösterebilir;
• Çok boyutluluk sadece muhataplar arasında bilgi dolaşımına değil, aynı zamanda ilişkilerin uygun şekilde düzenlenmesine de dayanmaktadır. Görüşme, kişisel verilerin yayınlanması ve iş ortakları arasında bir anlaşmadır. Aynı zamanda, bireyler arasında duygusal bir arka planın tezahürü vardır. Örneğin, muhataplardan biri, ortağıyla ilgili olarak baskın bir pozisyon ifade edebilir.

Davranış kuralları, konuşmanın tonunu belirler. Herhangi bir yanlış jest ve dikkatsiz söz, milyonlarca dolarlık bir anlaşmayı bozabilirken, iyi niyetli bir tutum, kazançlı bir sözleşmenin yapılmasına yardımcı olacaktır. İş iletişiminin olumlu bir sonucu için temel normların listesini bilmek önemlidir.

Konuşmanın optimal hızını korumak ve psikolojik teknikleri kullanmak gerekir. Yavaş konuşma, muhatabı ana bilgi alışverişinden uzaklaştırır. Öte yandan, hızlı konuşma sayesinde dinleyiciye gerekli bilgileri iletmek neredeyse imkansızdır. Uzun ve kısa mesajlar arasında geçiş yaparak olumlu bir sonuç elde edilebilir.

Bilgiyle aşırı yüklenen öneriler, daha küçük, kolayca sindirilebilir olanlara bölünmelidir. Ancak, yalnızca istenen izlenimi vermeyen kısa pasajlar kullanmayın.

Bir görüntü oluştururken, başarı yüzdesini artıran birkaç normun gözlemlenmesi önerilir:

1. Bir konuşmanın başlangıcı, iş teklifleriyle külfetli olmamalıdır. Muhatap bunları agresif saldırılar olarak alabilir ve bu saldırılara hemen sohbetten aşırı derecede hoşlanmayarak yanıt verir;
2. Doğru sorulan sorular, muhatabı doğru düşünceye getirmeye ve gergin bir sohbeti seyreltmeye yardımcı olacaktır;
3. Kendi bakış açınızı açıkça ifade etmemelisiniz. Bundan kaçınılamazsa, düşünceyi yumuşak ve göze çarpmayan bir şekilde ifade edilen öznel bir görüş altında gizlemek gerekir;
4. İş iletişimi görgü kurallarına saygı gerektirir. Kültürel normların sınırlarının dışına çıkmak iletişimin seyrini olumsuz etkiler;
5. Hazır çözümlerin ifade edilmesi önerilmez.Kendi kendine çıkarımı teşvik etmek, muhatabın eğilimine ve kişilerarası temasın olumlu bir sonucuna katkıda bulunur.

Düşünceleri ifade etme yeteneği ve doğru strateji, bir hedefe ulaşma şansını artırabilir. Aynı zamanda, katılımcılar karşılıklı yarar sağlayan işbirliği çerçevesinde kendi rollerini yerine getirmelidir. Muhataplar birbirlerinin çıkarlarını dikkate almalı ve yerleşik kültürel normlara saygı göstermelidir.

İş iletişimi yapılırken profesyonel alandan ayrılmamak gerekir. Günlük yaşamda muhatap hem yönetici hem de orta düzey bir çalışan olabilir. Her iki katılımcı da profesyonel faaliyetin rolüne uyar. Çalışmada işbirliği ve aktif etkileşim önemlidir.

En önemli iş iletişimi becerileri hakkında daha fazla bilgi için sonraki videoya bakın.