Telefonla iş iletişiminin incelikleri

İş iletişimi sanatı, müzakerenin önemli bir yönüdür ve uzun yıllardır alaka düzeyini kaybetmemiştir. Telefonla iş iletişiminin yoğunluğu yıldan yıla artmaktadır. Ve mobil iletişimin gelişmesiyle birlikte, ana iletişim yollarından biri haline geliyor. Telefon görüşmesi becerilerini uygulamak için iş iletişiminin inceliklerini ve kurallarını bilmek önemlidir.

Telefon, aile, arkadaşlar, meslektaşlar, yönetim ve iş ortakları ile iletişim kurmamıza yardımcı olduğu için modern dünyada önemli bir rol oynamaktadır.

Bu nedenle, belirli bir insan çevresiyle sohbet ederken, bir kişi uygun iletişim yöntemini uygular ve örneğin, yakın bir arkadaşla olduğu gibi patronuyla asla diyalog kurmaz. Bu durumda, daha resmi bir iletişim türü uygulanır.

İş görgü kuralları, kamuoyu yoklamaları yapan, müşterilerden arama alan veya telefon görüşmeleri yapan çalışanlar tarafından da kullanılmalıdır. İyi iş ilişkilerinin anahtarı genellikle başarılı telefon görüşmeleridir. Ve şirketin imajı bile tamamen çalışanların telefonda yetkin diyaloglar yürütme yeteneğine bağlı olabilir.

Günümüzde aramaların çoğu mobil cihazlar üzerinden yapılmaktadır. Bu iletişim aracını kullanırken bazı kurallara uymanız gerekmektedir.

• Bir müşteriyle bir iş toplantısında, sinemada veya bir seminerde telefonunuzu her zaman kapatın veya titreşecek şekilde ayarlayın.
• Bir mobil cihaz, sese sabit hatlı bir telefondan daha duyarlıdır. Bu nedenle, halka açık bir yerde olmak, dış müdahale olmadan kişisel bir konuşma yapmanın gerekli olduğu bir durumda, sadece sessizce konuşabilirsiniz ve muhatap sizi kesinlikle duyacaktır.

• Telefonunuza çok yüksek bir zil sesi koymayın. Başkalarını korkutabilir.
• Kısa tutmaya çalışın. Üçüncü şahısların varlığında konuşma 30 saniyeden fazla sürmemelidir, aksi takdirde bir kişinin önünde kaba görünme riski vardır. Bir akrabanın hastalığı veya önemli bir işlem gibi telefon görüşmesi için geçerli nedenler varsa, mevcut olanlara durum bildirilmelidir.
• Bir iş yemeği sırasında telefon konuşmalarından kaçının. Acil bir çağrıya cevap vermeniz gerekiyorsa, masadan ayrılmalı ve daha az kalabalık bir yerde konuşmalısınız.

Etik telefon iletişimi, bir şirketin etkin çalışması için esastır. Telefon görüşmeleri kültürü, özel bir iş iletişimi türüdür. Görgü kuralları bilgisi, iş ilişkilerini güçlendirmeye ve kuruluşun karlılığını artırmaya yardımcı olacaktır.

• Telefon konuşmasının yapılacağı kişiyi selamlamak gerekir. Bunun için en uygun ifadeler günün saati ile ilgili ifadelerdir ("Günaydın", "İyi günler" veya "İyi akşamlar").
• Bir servis telefon görüşmesi sırasında, kendi tonlamanızı izlemek önemlidir. Muhatabı yabancılaştırmamak için, gereksiz duygulardan kaçınarak kibar ve sakin bir şekilde konuşmanız gerekir.

• Selamlamadan sonra kendinizi tanıtmanız ve adınızı, unvanınızı ve kuruluşunuzu belirtmeniz önerilir.
• Bir kişiyi ararsanız, o anda konuşmasının onun için uygun olup olmadığını her zaman açıklamaya değer.
• Etik standartlar, telefonu ikinci veya üçüncü çalıştan sonra açmanızı gerektirir.
• Görüşme sırasında sigara içmeyin, yemek yemeyin veya içmeyin.
• Arayan, kuruluşun başka bir çalışanı ile ilgileniyorsa, konuşma ona yönlendirilmeli veya bekleme işlevini açmalıdır.
• Yanlış numara yaptığınız bir durumda muhataptan özür dilemeniz ve gereksiz sorular sormadan hemen veda etmeniz gerekir.
• Sabahın erken saatlerinde, öğle yemeği molası sırasında veya günün sonundan önce asla arama yapmayın.
• Sekreter veya asistan, müdür yerine arama yapabilir veya aramaları cevaplayabilir.

• Partnerinizin veya müşterinizin kişisel numarasını, ancak size irtibat bilgilerini kendisinin vermiş olması şartıyla arayabilirsiniz. Ancak hafta sonları ve tatil günlerinde bu tür aramalar yasaktır.
• Kötü bir bağlantı nedeniyle bir konuşmanın kesintiye uğradığı zamanlar vardır. Bu durumda ilk arayan kişi geri aramalıdır.
• Konuşmayı uzatmayın. Uzun bir konuşma sıkıcı ve kırgın olabilir. İletişim geciktiyse ve görüşmenin amacına ulaşılmadıysa, ertesi gün müşteriyi geri arayabilir veya kişisel bir toplantı ayarlayabilirsiniz.
• Konuşmanın bitiminden sonra, muhataplara teşekkür etmeniz ve daha önce herhangi bir sorusu olup olmadığını sorarak ona kibarca veda etmeniz önerilir. Bu basit eylem konuşmayı tamamlayacak ve daha fazla işbirliğini teşvik edecektir.

Bir telefon görüşmesine dikkatlice hazırlanmalı ve bir dizi özel eylem gerçekleştirmelisiniz. Ana noktalara daha yakından bakalım.

• Muhatapları ancak net bir konuşma planı hazırlandıktan sonra aramaya değer. Küçük detayları hariç tutmak için grafik veya şematik eskizler yapabilirsiniz.
• Müzakere ederken sormayı hatırlamanız gereken önemli soruları yazın.
• İletişim sürecinde ihtiyaç duyabileceğiniz belgeleri (yazışmalar, raporlar, sözleşmeler) hazırlayın.

• Önceden, muhataptan arama yapmak için uygun bir süre öğrenin.
• Alınan bilgileri kaydetmek için bir defter veya günlük hazırlayın.
• Adına ve soyadına göre hitap etmek için konuşmaya katılacak kişilerin genel listesini öğrenin.
• Numarayı çevirmeden önce, olumlu bir ruh haline girmeye çalışın, o zaman duygusal durumunuz elbette muhatabın eğilimine neden olmalıdır.
• Bir telefon görüşmesi yaparken ofisteki iletişimin güvenliğini göz önünde bulundurun, çünkü değerli bilgiler rakiplerin eline geçebilir.

Ayrıca yaklaşan telefon görüşmesinde elenmesi gereken ve izin verilmemesi gereken noktalar da var.

• Tanıdık olmayan veya rastgele bir kişiyle iş konularını tartışmaya gerek yoktur. Kişisel bir randevu almak daha iyidir.
• Buna yetkisi olmayan veya aksini düşünen bir kişiden karar talep edilmesi tavsiye edilmez. Bu karara karşı çıkacak olsa da telefonla muvafakat verebilir.
• Muhatabın sizinle aynı fikirde olduğundan ve yardım etmek istediğinden emin değilseniz, istekleri dile getirmemelisiniz.

Telefonun iş iletişimindeki rolü iki yönlüdür. Çoğu zaman, gün içinde yapılan acil işlerden dikkati dağıtır, ancak aynı zamanda birçok işin çözümünü hızlandırır. Bu nedenle telefon görüşmelerinin daha verimli kullanılmasına katkı sağlayan ilkelerin öğrenilmesi gerekmektedir.

Çalışmalarının özellikleri potansiyel müşterilerle telefon görüşmelerinde olan çalışanlar için iş iletişimi tekniğine hakim olmak çok önemlidir. Birçok şirket, arayan kişiyi gerçek bir müşteri yapmak için daha ilk kelimelerden onunla iletişim kurmaya çalışır.

Firmalar müşterileri çekmek için farklı yollar kullanarak rekabet ederler. Hizmetlerin tanıtımında önemli bir aşama telefonla satıştır ve bu nedenle yöneticiler müşterilerle doğru ve incelikle diyalog kurmalıdır, aksi takdirde karlı sözleşmeler rakiplere gidecektir.

Aşağıdaki ipuçları, iş telefon görüşmelerinizde başarılı olmanıza yardımcı olabilir.

• Size herhangi bir yararlı hizmet sağlayan kişiyi aramanız önerilir. Teşekkür sözleri gelecekteki işbirliği için çok önemlidir.
• Bir konuşma yaparken daima gülümseyin. Gülümsemeniz ve iyimserliğiniz kesinlikle abone tarafından hissedilecektir.
• Müzakere sürecinde muhatabın konuşmasının gidişatını tahmin etmeye çalışın.
• Asla küfür veya konuşma dili kullanmayın. Bu iletişim kültürüne aykırıdır.
• Arayanın anlayacağı ifadeler ve terimler kullanın.
• Biriyle paralel konuşurken ahizeyi elinizle kapatmayın. Böylece muhatap için saygısızlık tezahür eder.
• Konumunuzu güvenle ve doğru bir şekilde açıklayın, çünkü doğruluk kralların nezaketidir.

• Hızlı bir şekilde müzakere etmek, sorulan soruları gecikmeden veya kafa karıştırıcı teklifleri yanıtlamak önemlidir. Bir duraklama, yalnızca uzman müzakereler için gerekli belgeleri aramakla meşgul olduğunda haklı görülebilir. Duraklama uzarsa, kişinin iletişimi kesme hakkı vardır.
• Telefon, gerçek veya sanal iletişim anlarında son derece kibar olmalısınız. Bağırmak ve yüksek sesle konuşmak etik ihlali olarak kabul edilir.
• Konuşmanın ustaca sonu, diyaloğun ana bölümünden daha az önemli olmadığından, muhatapla doğru bir şekilde vedalaşın. Muhatabınıza telefonu ilk kapatan olma fırsatı verebilirsiniz. Böylece sohbeti dostane bir dalga boyunda sonlandıracaksınız.

Elbette telefonda başarılı bir şekilde iletişim kurmak için iyi bir diksiyona sahip olmanız gerekiyor.Konuşmanızı daha anlamlı ve sesinizi daha hoş hale getirmek için aşağıdaki videodaki dersleri kullanın.