Ofis müdürü: o kim ve ne yapıyor?

Modern iş dünyasında, ofisi olan hiçbir şirket, bir ofis yöneticisinin çalışması olmadan yapamaz. Bu pozisyon, bir organizasyonun ofis iş akışını yönetmeyi ve yönetmeyi içerir.

Esasen, bir ofis yöneticisi şirketin tüm çalışma anlarının birleştiği ve çözüldüğü bu bilgilendirici ve yönlendirici bağlantı. Başkan ve astlar arasında etkileşime girer, sıradan çalışanları başkan tarafından imzalanan belgeler hakkında bilgilendirir, şirketin müşterileriyle etkileşime girer, yazışmaları izler, şirketin performansını izler ve ofise bir ofis sağlar, direktör ve yardımcılarından doğrudan talimatlar gerçekleştirir. .

Ofis yöneticisi, tüm ofise tam teşekküllü bir iş akışı sağlayan bir çalışandır. Mesleğin tanımı, işin özünü daha iyi anlamanıza yardımcı olacaktır.

Mavi yakalı mesleklerin sınıflandırılmasına ve çalışanların pozisyonlarına göre, bir büro yöneticisinin mesleği ve görevleri, sekreterlik mesleğinden önemli ölçüde farklıdır. Bir ofis yöneticisi, her şeyden önce, şirketin ofis alanının düzenleyicisi, bir kişide yönetici ve yöneticidir. Bir sekreterin mesleği, belirli bir kişiye (müdür, müdür yardımcıları, üst düzey yöneticiler) tabi olmasını ve yalnızca işlerini yürütmesini ima eder.

Ofis yöneticisi, başta evrak işleri olmak üzere ofisin tüm mevcut işlerini kontrol eder. Kesintisiz monitörler ofis ekipmanlarının çalışması, şirket çalışanlarına sağlar Kırtasiye, Ofiste verilen emir, emir ve duyuruları zamanında çalışanların dikkatine sunar, müdür tarafından verilir, gelen telefon aramalarını kabul edergerekirse müdürün toplantı ve gezi takvimini tutar. Bu durumda, boş pozisyona “sekreterlik fonksiyonlarına sahip ofis yöneticisi” denir.

Bir ofis yöneticisinin işi, organizasyonel, bilgilendirici ve idari eylemleri içerdiğinden, iş sorumlulukları belirli fonksiyonel görevleri içerir. Büro yöneticisinin faaliyetinin özü ve istihdamı tam da burada yatmaktadır, kim olmalıdır:

• ofis işlerini yeni bir iş gününe hazırlamak: telefonların, bilgisayarların ve ofis ekipmanlarının çalışmasını, sarf malzemelerinin (kağıt, yeniden doldurulmuş yazıcı kartuşları) mevcudiyetini kontrol edin;
• ofis binalarında kontrol, temizlik sağlamak, sıhhi standartlara uygunluk (tam aydınlatma, havalandırma, binadaki sıcaklık koşulları), bölünmüş sistemlerin çalışmasını kontrol edin;
• zamanında kırtasiye temini ve onlara zamanında ofis çalışanları sağlamak;
• içme suyu siparişi, deterjanlar, tuvalet kağıdı, peçeteler;
• mevcut belge akışını kontrol edin: ofisin tam teşekküllü çalışması için gerekli belgeleri, raporlamayı, çalışma materyallerini hazırlamak, diğer çalışma anlarını ve görevlerini çözmek;
• sürücü ve kuryenin çalışmalarını günlük olarak izlemek;
• başın talimatlarına göre, ofis yöneticisi, çalışanlar arasında görev dağılımından sorumludur, onlar için görevler belirler, gerekli çalışma bilgilerini dikkatlerine sunar, sorumluluk düzeylerini belirler, sonucun etkinliğini analiz eder;
• Aylık finansal maliyetleri hesaplamak ve tahmin etmek ofisin bakımı için uygulamasını izleyin;
• zaman çizelgesi tutmak, her çalışanın bir takvim ayı içinde çalıştığı gün ve saat sayısı, zaman çizelgesini bordro için muhasebe departmanına zamanında aktarın;
• iş disiplinine uyumu izleyin: geç kalma, işten erken ayrılma, çalışanların devamsızlığı, şirket yönetimini bilgilendirme, ihlallerin kaydını tutma ve kıyafet kurallarına uymama;
• toplantılar düzenlemek, kaydolun ve ziyaretçilerin sorularını çözmelerine yardımcı olun.

Bir ofis yöneticisinin temel yetkinlikleri, müzakerelerin, toplantıların, toplantıların hazırlanması ve yürütülmesini içerir:

• gerekli tüm malzemelerin hazırlanmasını yapmalıdır, etkinliklere tüm ilgili kişilerin katılımını sağlamak, toplantı tutanaklarını tutmak;
• Firmanın müşterileri ve ortakları ile yazışmaları yürütmek, malzemeleri göndermek;
• Gelen ve giden ofis yazışmaları ile çalışmak, kayıt olun, nakliyeye katılın;
• çalışanlara yardım ve yardım sağlamak çatışma ve tartışmalı durumların çözümünde;
• ofis işlerini koordine etmek çalışma gününün sonunda, ofis ekipmanlarını, aydınlatmayı, split sistemleri, klimaları güç kaynağından ayrılıp ayrılmadıklarını kontrol edin;
• bazı durumlarda, ofis yöneticisi yeni çalışanları bulmaktan ve işe almaktan sorumludur. (özel sitelere gerekli boş pozisyonlar hakkında bilgi verir, özgeçmişe bakar, başvuru sahiplerini önceden seçer, bir röportaj yapar);
• potansiyel müşterileri yazılı olarak veya telefonla bilgilendirir fiyat listesine göre mal ve hizmetlerin maliyeti;
• şirket departmanlarının yeri hakkında tavsiyelerde bulunur, işlevleri;
• bir müşteri tabanını korur işletmeler;
• sitenin bakımını yapma görevlerini yerine getirir, mal ve hizmetler hakkında reklam vermek, hediyelik eşya sipariş etmek, basmak, bilgi materyalleri dağıtmak.

Bir ofis yöneticisi olmak için, adayın işi yapmak için gereken temel becerilere ve ayrıca belirli kişisel ve profesyonel niteliklere sahip olması gerekir.

Bir kişinin kişisel nitelikleri, kişiliğini oluşturan biyolojik ve sosyal bileşenlerdir. biyolojik bileşenler bir kişi doğadan, ebeveynlerinden ve atalarından belirli bir dizi gen şeklinde alır. sosyal bileşen - bu, bir kişinin büyüdüğü ve büyüdüğü sosyal ortamdır.

Bu bileşenlerin her ikisi de, bireye hem iyi hem de olumsuz belirli nitelikler kazandırarak, karakteri ve kişiliği şekillendirir. Bir kişinin tüm kişilik özelliklerini bir araya getirerek nesnel, güvenilir bir psikolojik portre elde edebilirsiniz.

Olumlu kişilik özellikleri, aşağıdaki gibi karakter özelliklerini içerir:

• dürüstlük;
• belirlenen hedefe ulaşmada azim;
• dikkat;
• öz disiplin;
• sorumluluk ve organizasyon;
• sıkı çalışma, azim;
• iç asalet;
• nesnellik;
• sosyallik, nezaket, insanlara karşı dostane tutum;
• soğukkanlılık, özveri, dikkat, dakiklik;
• çatışmasız, çalışanlar arasındaki tartışmalı durumları çözme yeteneği, her şeyde iyimserlik ve pozitiflik;
• çabukluk, kıvrak zeka, yardımseverlik;
• aktivite, hırs.

Bu kişilik özelliklerinin her birinin arkasında kişinin psikolojik ve duygusal olarak yetiştirilmesi, kalıtımı, içinde büyüdüğü sosyal çevre vardır.

Olumsuz kişilik özellikleri şunları içerir:

• montaj eksikliği, dikkatsizlik;
• hayata depresif bakış, iyimserlik eksikliği;
• düşünceleri zamanında toplayamama ve verilen görevleri tutarlı bir şekilde çözememe;
• agresif karakter;
• dedikodu ve entrika eğilimi.

Bir kişinin ticari nitelikleri, belirli iş görevlerini ve işlevlerini yerine getirme yeteneğidir.

İş niteliklerine göre, başvuru sahibinin iş sürecini ne kadar verimli organize edebileceğini, kendisine verilen iş görevlerini ne kadar iyi yerine getireceğini değerlendirebilir. Bir ofisi başarılı bir şekilde yönetmek için, başvuru sahibi, bilgi ve becerilere ek olarak, aşağıdakileri içeren belirli ticari niteliklere sahip olmalıdır:

• eğitim, beceri düzeyi;
• iş deneyimi;
• hızlı öğrenme, yeni koşullara uyum;
• kendine ve başkalarına karşı titizlik;
• çoklu görev ortamında çalışma, aynı anda birkaç sorunu aynı anda çözme yeteneği;
• analitik düşünme, esnek ve kalıpların dışında düşünebilme, doğru sonuçlar çıkarabilme, genelleme yapabilme;
• iş zekası;
• liderlik özellikleri;
• fazla mesai yapma isteği;
• hitabet becerileri, diplomasi ve ikna becerileri;
• iş iletişim becerileri.

Bir kişinin mesleki nitelikleri, kişisel ve ticari niteliklerin yanı sıra kariyeri boyunca edindiği tüm becerilerin birleşimidir. Profesyonel faaliyetinde, bir ofis yöneticisi şunları yapmalıdır:

• Belli bir bilgiye sahip olmak, alandaki beceri ve yetenekler Büro Yönetimi;
• profesyonelce bilgi ve becerilerinizi pratikte uygulayın;
• belgelerle çalışabilecek, belge akışını düzenleme ilkelerini, arşiv oluşturma kurallarını bilir;
• kendine güvenen bir bilgisayar kullanıcısı olmak ve diğer ofis ekipmanları;
• iş akışı sürecini tam olarak bilmek, gelen ve giden posta ile çalışmak, kayıt kurallarını bilmek, başkanının kararlarını derhal yapısal bölümlere getirmek, şirket çalışanları tarafından imzalanan belgelerin yürütülmesi için son tarihleri ​​izlemek, posta veya kurye ile giden yazışmaları göndermek;
• idari yönetim becerilerine sahip olmak;
• hızlı yazabilme, belirli belgelerin (emirler, emirler, talimatlar, kararnameler) hazırlanmasına ilişkin ilke ve kuralları bilir;
• yararlı bilgiyi derhal yok et (acil servis, elektrikçi, sıhhi tesisat, öğle yemeği dağıtım servisinin temasları);
• yabancı dil bilmek (her zaman değil), bazı şirketlerde aday için belli bir yabancı dili bilmek ana koşul olmasına ve bu durumda ofis yöneticisinin yabancı bir dilde akıcı bir şekilde konuşma, okuma ve yazma zorunluluğu olmasına rağmen;
• Düzgün konuşabilen ve yazabilen, düşüncelerinizi iyi bir edebi dilde ifade edin;
• sahip olmak iş görgü kuralları becerileri.

Tek bir yüksek öğrenim kurumu, bir ofis yöneticisi mesleğini öğretmez. Bütçe veya özel eğitim merkezlerinde, kolejlerde eğitim alabilir ve diploma veya mesleki eğitim sertifikası alabilirsiniz.

Büyük şirketlerde, kural olarak, bu pozisyonda sadece yüksek öğrenim görmüş bir uzman görmek isterler, küçük işletmeler, bu pozisyon için orta veya özel orta öğretime sahip bir çalışanı işe alabilir.

Herhangi bir işverenin dikkat ettiği ana şey, Bu pozisyonda iş tecrübesi, bilgisayar becerileri seviyesi, ofis ekipmanı bilgisi ve üzerinde çalışabilme becerisi, Ofis işleri ve arşivlemenin temelleri hakkında bilgi sahibi, Yabancı dil bilgisi.

Doğru bir özgeçmiş yazmak ve imrenilen pozisyonu elde etmek için ihtiyacınız olan şey ayrıntılı olarak, ancak kendinizle ilgili tüm bilgileri dürüstçe belirtin: kişisel, profesyonel, iş nitelikleri, benzer bir pozisyonda iş deneyimi, eğitim düzeyi.

Beklenen ücretlerin seviyesi, işverene ne teklif edebileceğini ve adayın ne için başvurduğunu netleştirecektir.

İş deneyimi, eğitim hakkında yanlış bilgi vermeyin - tüm bunlar kolayca kontrol edilebilir, bu durumda başvuru sahibi için boş yer bulunamaz, basitçe reddedilir.

Fotoğraf sahibi olmak aday için olumlu bir an, işveren kimin özgeçmişinin değerlendirildiğini bilmelidir. Büro yöneticisi şirketin yüzüdür ve işveren onu kimin temsil edeceğine kayıtsız değildir.

Eğitim seviyenizi, genellikle bu pozisyon için işvereni belirttiğinizden emin olun. alır daha yüksek ekonomik, yasal, psikolojik veya filolojik eğitime sahip bir uzman.

Bu tür bilgiler işveren için faydalı olacaktır.

Özgeçmişinizi yazarken yapısına bağlı kalın:

• kişisel bilgi - isim, yaş, kişiler;
• kişiye özel - bölüm isteğe bağlı olarak kabul edilir, ancak doldurmak daha iyidir;
• temel beceri ve yetenekler - sahip olduğunuz ofis programlarını belirtin, tüm tazeleme kurslarını, seminerleri, eğitimleri ve tamamladığınız diğer ek eğitimleri listeleyin;
• iş deneyimi - tüm uygulamalarınızı, stajlarınızı, tamamladığınız projeleri, gönüllü programlarınızı kronolojik sırayla listeleyin, daha önce çalıştığınız işletmeleri, eğitim ve öğretimleri belirtin (mezun olduğunuz tüm eğitim programlarını ve yönergeleri yansıtır);
• öneriler - Bu bölümde, sizi yeni bir işverene tavsiye edebilecek ve hakkınızda olumlu geri bildirimde bulunabilecek kişilerin isimlerini ve bağlantılarını belirtin.

İş tecrübesi olmayan bir iş arayan, ofis müdürü pozisyonuna başvuruyorsa, bu bölümü özgeçmişine hiç eklememek daha iyi olacaktır. İşverene bilgi ve beceri eksikliğini göstermeye gerek yoktur. Bu durumda kişisel ve işle ilgili niteliklerinizi, ne tür temel ve ek eğitim (seminerler, eğitimler) aldığınızı belirtmeniz daha doğru olacaktır.

İş deneyimi olarak endüstriyel uygulama, diploma öncesi staj, belirli etkinlikler düzenleme becerileri, olimpiyatlara, konferanslara, yarışmalara ve her türlü teste katılım belirtebilirsiniz. Gelecekteki çalışmalarla doğrudan ilgili herhangi bir başarınız ve başarınız varsa, bu bilgileri özgeçmişinizde mutlaka belirtin.